7 اصل در مدیریت روابط کاری استودیوی فریلنسرها

همان طور که در پست های متعدد قبلی نوشتم، یکی از مسائل مهم بعد از کار مستقل مباحث مربوط به روابط عمومی، قرارداد و زمان بندی است.

حتماً شنیده اید که  " پرسیدند:«ادب از که آموختی ؟» گفت" « از بی ادبان»"  در این پست می خواهم تجربیاتی که از اشتباهات کاری برخی استارتاپ ها و افراد در روابطشان و مقایسه ی آن ها با کسب و کارهای موفق از کشور خودمان یا کشورهای توسعه یافته داشته ام را بیان کنم و از روی آن به نکاتی برای مدیریت روابط کاری مان برسیم.

• مساله مهم و نکته ی اصلی این هست همچنان ارتباط خود را با مشتری/ مخاطب/ شاگرد حفظ کنید. مثال بارز این مورد در مقایسه ی جشنواره های فیلم و عکس ایرانی با جشنواره های سطح متوسط به بالای دنیا است. به جز دو سه مورد ایراد اساسی و بزرگ جشنواره های ایرانی در این هست که تمام توان خود را روی روابط عمومی به منزله ی پوشش خبری جشنواره می گذارند همین مساله در مورد انتشارات هم وجود دارد، در حالی  که جشنواره ها، نشریات و مجلات باید متوجه باشند که آن ها به خاطر وجود نویسندگان، مترجمان و فیلمسازان و هنرمندان حیات دارند. اما غالب جشنواره ها فاقد ارتباط مناسب با شرکت کنندگان هستند تنها صفحه ی اینستاگرامی و کانال تلگرامی، حتی شده که من در جشنواره ای پذیرفته شده ام اما دریغ از یک پیامک که اطلاع داده شود. اما در مورد بسیاری از جشنواره های کشورهای توسعه یافته دیده ام که اولاً حتماً بابت شرکت تشکر می کنند دوماً در صورتی که فیلم شما پذیرفته نشده باشد باز هم خود را موظف می دانند که این موضوع را اطلاع دهند حتما تماس می گیرند و در ایمیلی موضوع را اعلام می کنند اما  نه خشک و رسمی بلکه با مقدمه شامل تشکر و این که تعداد شرکت کنندگان بالا بوده و ظرفیت آن ها کم و شما را دعوت می کند که بار دیگر شرکت کنید. اما متاسفانه در بین ناشران، جشنواره ها نشریات برخی بوده اند که حتی کار من هم چاپ یا منتشر شده یا در لیست اکران بوده اما دریغ از تماس حتی با وجود روش های اتوماتیک زیادی که وجود دارد. البته این تنها برخی موارد بود و گرنه که همیشه خاطره های خوب هم هست مثلا مجله ی هنر موسیقی مقاله ام را که چاپ کرد تماس گرفت که در آن سن خیلی لذت بخش بود.  سعی کنید اگر پروژه ای را تحویل دادید و تمام شد همچنان ارتباطتان را با افراد و یا خریداران حفظ کنید. پاسخگویی به این معنی نیست که همه ی در و پنجره های خانه تان را باز بگذارید و همه ی وقتتان را برای پاسخگویی بگذارید  و در همه ی شبکه های اجتماعی که هستید  پاسخ بدهید، نه، بلکه منظور این هست که در آن یک یا دو روش ارتباطی که برای عموم تعیین کرده اید با حوصله پاسخ بدهید.  پس اصل اوّل : بابت مراجعه ی افراد تشکر کنید و با حوصله و خوش برخورد پاسخگو باشید و ارتباط خود را با مشتریان قدیمی قطع نکنید. 
• مساله ی دوم مربوط به شیوه ی پاسخگو بودن هست مثلاً مقایسه که می کنم در برخی پیام های اتوماتیک فارسی از وب سایت ها و ... که دیده ام متن بسیار خشک و جمع و جور است مثلا " وب سایت شما به دلیل گرافیک تایید نشد " بدون هیچ سلام، تشکر و یا تشویق برای اصلاح و تلاش مجدد. اما در متن های انگلیسی این چنین پاپرهنه پریدن وسط ماجرا را ندیده ام. بنابراین  اصل دوم در پاسخگویی رفتاری  جدی داشته باشید اما رفتار خشک نداشته باشید  طوری که خود را بالاتر ببینید. 
• نکته ی سوم مربوط به صبور بودن است، نگاه بلند مدت داشتن و نگاه عجول داشتن موردی است که من در چند جا دیده ام مثلا با یک وب سایت آموزشی ایرانی که صحبت کردم، فردی که مسئول بود بعد از یک چند مورد ضرب الاجل تعیین کرد و گویی که تحت فشار حجم کاری بالا بود در واقع مشخص بود که روش اتوماتیکی برای مدیریت کار با چندین نفر به شکل طولانی مدت ندارند و می خواهد زودتر پرونده ها را ببندند و به پرونده ی بعدی برسد اما در همین موضوع با وب سایت دیگری که مکاتبه داشتم نه تنها هیچ حس از سر بازکردن یا تحت فشار بودن نداشتم بلکه راهنمایی های خوبی ارائه می شد حس همراهی دارم و اینکه چه قدر تداوم کار های بعدی مهم است. در بین تجربه های خودم هم داشته ام که مثلا تیمی بعد از 6 ماه با من تماس گرفتند بعد از احوال پرسی متوجه شدم دلیلش را نیاز به زمان برای جمع آوری بودجه شروع کار گفتند، بنابراین کوتاه مدت نبینید در نظر داشته باشید که فردی که امروز با شما تماس می گیرد شاید 5 سال دیگر هم برگردد.  نگاه بلند مدت داشته باشید، هرچقدر هم که سرتان شلوغ باشد یا مشغول کاری باشید شما پیشنهادی را رد نکنید و تماس ها را به منزله ی مزاحمت تلفی نکنید جدول رزرو وقت تدوین کنید اگر شما صاحب ویژگی های هنری و یا خلاقانه ی خاص خودتان هستید شاید مشتری شما دلش بخواهد 7 ماه صبر کنم اما شما برایش کار را انجام دهید. بنابراین بگویید که الان فرصت ندارید اما رد نکنید. و وقت بدهید. اگر هم مشکل تان فرسایشی بودن مسائل شروع پروژه هست باز با کلافکی نخواهید که همه چیز را کنسل کنید روال هایی تنظیم کنید و بگذارید اگر سفارش دهنده عجول یا فاقد نظم بود او باشد که رها می کند در این صورت یک سفارش دهنده ی بی نظم را از دست داده اید و هیچ جای پشیمانی نیست. اصل سوم نگاه بلند مدت داشته باشید عجول نباشید با روال خودتان به درخواست ها وقت بدهید و امکان منتظر ماندن و رزرو نوبت را برایشان باز بگذارید.
• نکته ی چهارم و مهم کار با استارتاپ هاست، طبیعتاً شما به عنوان یک فریلنسر ( آزادکار) و یا استودیوی کوچک بیشترین مراجعه کنندگان شما از کسب و کارهای نوپا یا استارتاپ ها خواهند بود و یا از جاهایی که کاری کاملا متفاوت با تخصص شما انجام می دهند. این جاست که مدیریت شما بسیار نقش کلیدی ایفا می کند، در زمان دانشجویی تا می توانید در پروژه های دوستانه، بی توقع مالی و دورهمی شرکت کنید آن قدر که دیگر به اشباع برسید و تجربه های خوبی در به دست آوردن یک قدرت در شامه ی تشخیص برای حدس موفق بودن یک تیم و یا موفق نبودن آن کسب کنید. بعد از آن که وارد کار حرفه ای خود شدید دیگر باید مدیریت کنید طبیعتا اوایل بیشترین مراجعات شما دوستانی هستند که خواهند کسب و کار خودشان را ایجاد کنند و از شما برای بخشی کمک بگیرند.   اولاً دقت کنید که دوستتان دقیقا بگوید از شما در چه بخشی کمک می خواهد، اگر فرد فقط از شما بخواهد که با او باشید و ایده ی خامی هم داشته باشد اما ویژگی های مدیریتی نداشته باشد در واقع این دیگر کار نیست یک همراهی دوستانه برای یک رویا اما بدون عمل است. حتما تشویقشان کنید که در بخش تخصصی شما از شما کار مشخصی بخواهند، در گیر جلسات ایده پردازی و گشتن دنبال سرمایه گذار و ... برای دیگران وقت و انرژی بیهوده ای از شما می گیرد. جدای از آن گاهی استارتاپ ها روند کنترل پروژه و مدیریت زمان و پیشبرد ندارد شما نباید قربانی این بی نظمی شوید  بنابراین اصل چهارم اینکه در کار با استارتاپ ها توقع تعیین دقیق کاری که از شما خواسته می شود با حق الزحمه ( مالی و یا امتیازی) و زمان تحویل داشته باشید.
• نکته ی دوم  در کار با استارتاپ ها اینکه اگر دوست شما واسط شد که برای شرکت کوچکشان کاری کنید یا حتی تلفنی به او مشاوره بدهید، این کار را انجام ندهید حتما بخواهید که از روند کاری شرکت اقدام شود مثلا مسئول کار با شما تماس بگیرید یا در جریان باشد، و مراحل ثبت و پیش پرداخت و.. طی شود. گاهی مدیران از کارمندان می خواهند ایده جمع کنند و بعد کار را به آشنای خود می دهند. بنابراین نکته ی پنجم اینکه هر کس که واسط معرفی یا کار شما شد حتماً برای شروع کار و ارائه ی طرح یا ایده همان روند ثبتی و مالی را درخواست کنید که اگر فردی غریبه کار را انجام می داد از آن روال استفاده می شد.
• نکته ی بعدی در استارتاپ ها این هست که 90 درصد استارتاپ ها شکست می خورند، بنابراین از جان و عشق و هزینه تان برایشان خرج نکنید، من خیلی دلم سوخته وقتی برای دوستی یا تیمی کاری را با قیمت کم انجام داده ام با این امید که همراه آن ها باشم در شکل گیری و رشد کارشان اما آن ها اصلا کار را رها کرده اند و یا به دلیل مالی بدون تلاش درست به همان کار قبلی خود بازگشته اند. بنابراین اصل ششم اینکه در کار با شرکت های با سابقه و با اخلاق می توانید به تخفیف برای مراجعات بعدی فکر کنید اما در استارتاپ ها احساسی یا با ترحم برخورد نکنید موردی که با احتمال 90 درصد شکست می خورد ارزش تخفیف دادن ندارد
• مساله ی بعدی اینکه همیشه پول کمی یا کار کمی از شرکت یا گروه یا استارتاپ طلب کنید و خوش قولی، نظم و اخلاق آن ها را محک بزنید. من در این مورد معمولا به مشکلی بر نخورده ام و همیشه با وب سایت های فریلنسری یا شرکت ها که کار کرده ام به موقع پس از ثبت درخواست پول را واریز کرده اند یا حتی با شرکت هایی که کار کرده ام برخورد مودبانه داشته اند مثلا اگر مهمان جایی بوده اند من را هم که عکاس بوده ام به عنوان مهمان برای لیست ناهار رد کرده اند یا من را هم جزو مراجعه کنندگان خوب در نظر گرفته اند و هدایای تبلیغاتی مثل فلش را هم هدیه داده اند. حتی یک خاطره ی خوب از اخلاق کاری سایت ترجمم بگویم که این سایت مبلغی را برای عضویت می گرفت و ذکر کرده بود که این تنها امانت است و در صورت لغو عضویت آن را بر می گرداند ( خود این جمله خیلی اخلاق گراست چرا که برخی سایت های پروژه ای که خیلی هم قیمت ها و کیفیت کارها را خراب می کنند برای عضویت پول می گیرند). خلاصه داشتم عرض می کردم من مثلا 12 هزار تومان دادم و عضو سایت ترجمم شدم بعد از شاید یک سال درخواست لغو عضویت و بازپس گرفتن پول را داشتم نه تنها پول را پس دادند بلکه در ایمیلی ذکر کردند که بابت عذرخواهی از اینکه  پول را دو روز دیرتر پرداخت کردند مبلغ بیشتری پرداخت کرده اند. اما تجربه هایی که در محک من سربلند نبوده اند هم داشته ام مثلا تماسی داشتم از یک خانم ایرانی ساکن کانادا که برای شرکتشان می خواند من کاری بکنم، متن نامه خیلی واضح نبود فقط اسم کوچک، ایمیل شخصی و ... به خواسته ی من شماره ی شرکت و وب سایتش را هم فرستاد و دیدم که بله یک کسب و کار نوپاست. در خواست جلسه ی با واتساپ از من کرد اما خیلی بی نظم به این معنی که بدون هماهنگی ایمیل داد ما جلسه داریم و تمایل داریم شما هم باشی، من که به دلیل تجربه ی تدریسم واقف به داشتن حق الزحمه برای جلسات کاری و ایده پردازی بودم درخواست پرداخت هزینه ای خیلی کم  برای جلسه و همچنین هزینه ی تهیه ی اینترنت  برای جلسه کردم. در واقع هدف اصلی من این بود که متوجه بشوم آیا این همکاری اصلا عملی است یا نه، با وجود محدودیت های مالی کشور ما آیا اصلا توانایی پرداخت حتی هزار تومان را دارند یا خیر و بی نهایت از شکل نگرفتن و عدم تماس های بعدی خوشحال شدم و یا مثال دیگر در همکاری با یک فروشگاه بود، بعد از رسیدن به فروش مبلغ کمی درخواست واریز پول به حسابم را داشتم که بر خلاف همکاری هایی که با سایت های فریلنسری و پرداخت خیلی سریغ در یک یا دو روز داشتم وجه تا سه هفته واریز نشد  علت را جویا شدم و متوجه شدم روال کاری متفاوتی از نظر تماس با بخش مالی دارند.  با این مثال ها بهتر متوجه می شوید که چرا می گویم همیشه همان اول مبلغ کمی را درخواست کنید یا قولی بگیرید، دلیلش این هست که گاهی برخی کسب و کارهای نوپا هنوز روال کاری درستی در آن ها شکل نگرفته، آدم های خوبی هستند اما هنوز کسب و کارشان به شکل سیستم در نیامده، نداشتن روندی برای پرداخت یا وابسته کردن شما به طی کردن مراحل مختلف و تماس با بخش های مختلف درون شرکتی مواردی است که به دلیل بی نظمی و بی روالی کسب و کار پیش می آید و دلیلی ندارد شما وارد آن ها شوید و برای پولتان بدوید بنابراین اصل هفتم اینکه قبل از آن که مبلغ بالایی از کارفرما بستانکار شوید، در همان مراحل اولّیه حتی پیش از شکل گیری قرارداد درخواست دریافت مبلغی یا انجام تعهدی داشته باشید و خوش قولی و یا راحت بودن روال پرداخت آن ها را محک بزنید

امیدوارم با کمک این 7 مورد بتوانید بهتر و بهتر کارهایتان را مدیریت کنید و فرصت و انرژی بیشتری برای تمرکز روی کار خلاقانه و آفرینشی خود داشته باشید

ارادتمند

بیسکولنز